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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Aufbewahrunsfristen für Akten Unterlagen Dokumente zum entsorgen und vernichten

Für viele kaufmännische Dokumente gelten gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. In der Regel betragen sie 6 oder 10 Jahre. Das ist der Zeitraum, über welchen Sie diese Unterlagen mindestens lagern müssen.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für kaufmännische Unterlagen und Dokumente beginnt:

  • mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in laufend geführte Aufzeichnungen vorgenommen wurde, bzw. nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, das Inventar oder der Lagerbericht abgeschlossen ist.
  • für Geschäfts- oder Handelsbriefe mit Ablauf des Jahres, in welchem sie versandt oder empfangen worden sind.
  • für Buchungsbelege oder anderweitige Unterlagen mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sie entstanden sind.
Datenschutzbeauftragter Aktenvernichtung für Unternehmen Gewerbe

Ab wann können Sie Ihre Akten entsorgen?

Wenn zum Beispiel die letzten Buchungen für 2010 im darauffolgenden Jahr 2011 vorgenommen wurden, dürfen Sie ab dem 1.1.2022 sämtliche Unterlagen für 2010 vernichten. Die Aufbewahrungsfrist für die 2011 erstellten Daten beginnt mit dem Jahreswechsel 2011/2012, läuft 10 Jahre und endet somit zum Jahreswechsel 2021/2022.
Danach ist die Aktenvernichtung von Rechtswegen möglich.

Hinweis:

Falls das Finanzamt vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – in unserem Beispiel also bis zum 31.12.2021 – in Schriftform eine Außenprüfung ankündigt, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend!

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Download: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2022

Sie wollen genau wissen, welche Dokumente Sie aktuell ab dem 01.01.2022 entsorgen können?

Hier finden eine detaillierte Tabelle aller Dokumente und Unterlagen mit den entsprechenden Aufbewahrungspflichten zum Download (im .pdf Format):

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